Akten + Ordner scannen und digital archivieren

• Bis 20.000 gescannte Seiten passen auf eine CD.
• Bis 100.000 digitalisierte Seiten kann eine DVD aufnehmen.
• Um eine 500 GB-Festplatte zu füllen, müssten Sie mehr als 10 Mio Seiten scannen, um in Bedrängnis zu kommen.
  
  

Wie sieht der Digitalisierungsablauf aus?

1. Überprüfung der Vollständigkeit der zu scannenden Dokumente und Entfernen unwichtiger Belege wie Notizzettel, Doppelablagen usw.
2. Festlegung der Belegarten, nach denen gesucht werden soll,
   z.B. Verträge, Korrespondenzen und Reklamationen.
3. Scangerechte Aufbereitung durch Entfernen von Heft- und Büroklammern.
   Diese Aufgaben werden auch vom Dienstleister übernommen.
4. Scannen mit Dokumentenscannern mit einer Auflösung von 200 dpi (Standard).
   Durchschnittliche Scanleistung 2.000 bis 3.000 Blatt pro Stunde bzw. fünf bis acht Ordner.
5. Vollständigkeits- und Qualitätskontrolle.
6. Verschlagwortung durch manuelle Datenerfassung, Texterkennung oder Barcodeauswertung.
7. Ausgabe der digitalisierten Dokumente auf CD, DVD oder externe Festplatte.
   Ausgabe mit Recherchetool für Suchen, Betrachten, Drucken und digitale Weiterleitung
   oder Ausgabe in einer Verzeichnisstruktur
   oder Ausgabe im gewünschten Dateiformat zum Import in ein vorhandenes Dokumenten-Management-System, in SAP oder andere Systeme.
8. Datenübergabe:
   Die gescannten Belege bleiben bis zur Vernichtungsfreigabe beim Dienstleister.
9. Belegvernichtung nach Kontrolle und Vernichtungsfreigabe. 

Dieser Standardablauf kann auf vielerlei Art modifiziert werden.

So können z. B. bei Unterlagen von Architekten oder Konstruktionbüros Pläne bis zum Format DIN A0 gescannt und in die digitale Ablage integriert werden.