Digitalisierung und Archivierung von Personalakten

Die Archivierung von Personalakten und anderen Belegen des Personalwesens stellt in vielen Unternehmen ein Platzproblem dar, solange die Unterlagen in Papierform aufbewahrt werden. Durch das Scannen der Dokumente reduzieren Sie den Platzbedarf auf ein Minimum und optimieren durch die digitale Archivierung die Schnelligkeit des Zugriffes und die Sicherheit der Ablage.

Vorteile der digitalen oder elektronischen Personalakte

•  Schneller Zugriff online am PC
•  Keine Wege ins Archiv zur Suche
•  Einsparung wertvollen Archivplatzes
•  Zugriff an verschiedenen Standorten möglich
•  Akten bleiben vollständig und geordnet - keine Falschablagen
•  Hoher Sicherungsgrad

Wichtiger Aspekt bei der digitalen Archivierung von Personalakten:

Sicherung der digitalen Personalakte vor unberechtigtem Zugriff,
z.B. durch Trennung der digitalen Archivstruktur.

Die digitale Speicherung von Personalunterlagen erfolgt in den Unternehmen in unterschiedlicher Form.

Digitalisierung und Archivierung von Unterlagen ausgeschiedener Mitarbeiter

Die häufig in Ordnern oder Mappen abgelegten Dokumente der Mitarbeiter werden in aller Regel in den Unternehmen mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet.

Die Personalakten ausgeschiedener Mitarbeiter werden in der Regel in der Form gescannt, in der sie in den Ordnern oder Mappen abgelegt sind. Leitregister-Strukturen werden übernommen. Damit bleibt die digitalisierte Akte in der bekannten Form und Reihenfolge erhalten.  Die Anzeige der Dokumente erfolgt in der Reihenfolge der Papierablage. Somit blättern Sie in der digitalen Akte wie ursprünglich in der Papierakte.

Die Suchkriterien sind Personalnummer und Namen. Gelegentlich wird zusätzlich das Datum des Ausscheidens als Suchkriterium gewünscht.

Scannen von Personalakten aktueller Mitarbeiter

Beim Scannen aktueller Personalakten wird nach Dokumententyp bzw. Belegart getrennt wie z.B. in

• Korrespondenz und Bewerbungsunterlagen
• Verträge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Beurteilungen
• Abmahnungen.

Beliebige Ausweitung der Dokumentenarten sind möglich.

Zur Pflege einer digitalen Personalakte ist der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systemes notwendig. Die gescannten Dokumente können in andere Systeme des Personalwesens integriert werden.