FAQ zur Digitalisierung und Archivierung

• Ab welcher Belegmenge lohnt sich die digitale Archivierung?
• Wie müssen die Dokumente zur Digitalisierung aufbereitet werden?
• Dürfen alle Arten aufbewahrungspflichtiger Belege digital archiviert werden?
• Was muss zur rechtlichen Anerkennung der digitalen Archivierung protokolliert werden?
• Wie finde ich gescannte Belege im digitalen Archiv wieder?
• Verschiedene Papierformate - bereitet das beim Scannen Probleme?
• Scannen in Farbe oder schwarz/weiß?
• In welchen Formaten werden gescannte Dokumente gespeichert?
• Wie sicher ist die digitale Archivierung?
• Wie viel Speicherplatz benötigt das Scannen von Belegen?
• Dürfen aufbewahrungspflichtige Belege nach dem Scannen vernichtet werden?
• Kann ich digital archivierte Dokumente ändern?
• Wie kann ich meine Dokumente vor unberechtigtem Zugriff schützen?
• Wie stark bin ich an ein System gebunden?
• Müssen Dokumenten-Management-Systeme zertifiziert sein?
• Wie sicher kann ich sein, dass vom Dienstleister alle Belege sicher gescannt werden?

Der Sinn digitaler Archivierung richtet sich nicht nach der Menge der Dokumente.

Vielmehr liegt der Vorteil in der schnellen Auskunftsfähigkeit, den vielfältigen Recherchemöglichkeiten und den Zugriffsmöglichkeiten an jedem Ort und zu jeder Zeit. Dokumenten-Management-Systeme sind migrierbar und können jederzeit den Anforderungen angepasst werden.

Das Scannen von Papierbelegen erfolgt am wirtschaftlichsten mit Dokumentenscannern. Dabei kann ein Belegdurchsatz von mehreren tausend Scans pro Stunde erreicht werden. Dies setzt voraus, dass die Belege als Einzelblätter vom Scanner eingezogen werden können. Deshalb müssen Heftklammern vorher entfernt werden. Dokumente müssen aus Klarsichthüllen und Heftzungen entnommen werden. Auch Haftnotizen können hinderlich sein, weil Informationen abgedeckt werden. Bei der Belegaufbereitung werden häufig auch schon Zugriffsinformationen erfasst, z. B. in Form eines Barcodeaufklebers.

Einige Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden. Im Besonderen sind dies Bilanzen und Jahresabschlüsse. Ausfuhrbescheinigungen (mit farbigen Zollstempeln) müssen im Original aufbewahrt werden, auch Vollmachten und deren amtliche Ausfertigungen, Urteile und Beschlüsse, gerichtliche Vergleiche, Schiedssprüche sowie notarielle Urkunden. Bei wichtigen Verträgen ist die Original-Aufbewahrung anzuraten.

Bestimmte Technologien sind nicht vorgeschrieben. Im Sinne des § 147 Abs. 2 AO ist die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen (Dokumente) auf digitalen Datenträgern als sog. "andere Datenträger" zulässig. Zur rechtmäßigen Digitalisierung ist die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung notwendig. Das mittels Scanner entstandene digitale Dokument ist mit einem Index zu versehen und es muss sichergestellt werden, dass das gescannte Dokument unveränderbar ist.

Gescannte Belege sind Bilddokumente, in denen zunächst keine Recherchen erfolgen können. Die Suchkriterien müssen entweder eingegeben werden, per OCR erkannt oder mit Hilfe von Barcodeinformationen erfasst werden. Die Anlage der Index-Informationen richtet sich nach der Häufigkeit des Belegzugriffes und den Anforderungen an die Schnelligkeit, in der ein Dokument gefunden werden soll.
Bei Belegablagen mit sehr sporadischem Zugriff kann es ausreichen, auf eine Ordnerdatei zuzugreifen und die Seiten des Ordners am Bildschirm durchzublättern. In anderen Fällen wird es notwendig sein, auf bestimmt Anfragen schnell und gezielt am Telefon Auskünfte geben zu können. Dafür müssen nach Eingabe von Bestellnummern, Rechnungs- oder Personalnummern die entsprechenden Seiten sofort angezeigt werden

Unterschiedliche Formate und Papierstärken stellen für die meisten Scanner kein Problem dar. Hochleistungsscanner erkennen die Papierstärke automatisch.

Außerdem verhindern hochwertige Scanner mit Hilfe von Ultraschallsensoren einen Doppelblatteinzug.

 

Die Archivierung in schwarz/weiß erfüllt in den meisten Fällen die Anforderungen.

Bei Dokumenten mit Grafiken oder Farbbildern haben Farben einen hohen Informationsgehalt. Hier ist Scannen in Farbe nicht nur sinnvoll, sondern sogar notwendig. Bei Farbscans können Komprimierungsverfahren eingesetzt werden, die eine Dateigröße erzeugen, die im Bereich von s/w-Scans liegt.

Die gebräuchlichsten Formate bei der Archivierung von gescannten Dokumenten

sind TIFF- und PDF-Dateien. Das Format PDF/A wurde als neuer Standard für die Langzeitarchivierung von Dokumenten definiert. PDF/A beschreibt ein PDF-Format das gewährleistet, dass das visuelle Erscheinungsbild über die zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion.

Hierzu sind zwei Aspekte zu berücksichtigen: Sicherheit der Dokumente während der Digitalisierung und Sicherung der digitalen Dokumente während ihrer Aufbewahrungspflicht. Es ist darauf zu achten, dass beim Dienstleister ein Sicherheitskonzept eingeführt ist. Sämtliche Mitarbeiter müssen nach dem Bundesdatenschutzgesetz zu besonderer Verschwiegenheit verpflichtet sein. Der Zugang zu den Räumlichkeiten muss Unbefugten verwehrt sein.

Zur Sicherung der Dokumente im DV-System sind geeignete Datensicherungsmaßnahmen und Backup-Konzeptionen zu betreiben.   
Um einen Export der Archivdaten zu ermöglichen ist darauf zu achten, dass die Daten und Dokumente im Archivsystem in einem nicht proprietären Dateiformat gespeichert werden.

Ein gescannter DIN-A4-Beleg hat eine durchschnittliche Dateigröße von 20 - 40 kb. Dieses Größe bezieht sich auf Schwarz/weiß-Scans mit 200 dpi Auflösung. D. h., auf eine CD passen ca. 20.000 Dokumente, auf eine DVD knapp 100.000 und auf einer externen Festplatte mit 500 GB können 16 Mio Seiten gespeichert werden.

Belege, welche die Anforderungen einer regelkonformen Archivierung erfüllen,

können vernichtet werden. Wir als Dienstleister vernichten die Originaldokumente erst nach Kontrolle durch den Auftraggeber und der Übermittlung einer Vernichtungsfreigabe.

Dokumente sollten grundsätzlich so archiviert werden, dass diese nicht geändert werden können. Damit werden gesetzliche Anforderungen erfüllt. Allerdings können Archivbereiche eingerichtet werden, in denen lebende Akten gepflegt werden können. So muss beispielsweise aus einer digitalen Personalakte eine Abmahnung entfernt werden können. Diese Löschung kann sogar automatisch erfolgen. Einem Dokument kann ein Lebenszyklus zugeteilt werden. Nach Fristablauf erfolgt eine Abfrage zur Löschung. Auch versionskontrollierte Ablagen sind wichtige Werkzeuge. Neue Angebote werden als neueste Version gespeichert. Altere Versionen bleiben erhalten und können eingesehen werden.

Der Zugriff auf digitale Unterlagen im DMS ist passwortgeschützt. Auch für autorisierte Mitarbeiter können unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden.

So kann festgelegt werden, wer Informationen nur lesen darf, wer ausdrucken darf und wer berechtigt ist. Indexinformationen einzugeben oder zu verändern.
Besonders sensible Dokumente können mit einem 128-bit-Schlüssel zusätzlich gesichert werden.  

Die Dokumente und Daten sollten in einem nicht proprietären Dateiformat gespeichert werden, um die Migration in ein anderes System möglich zu machen.

Archivsysteme bzw. Dokumentenmanagement-Systeme müssen weder zur Rechtsgültigkeit der digitalen Archivierung noch zur GDPdU-Konformität zertifiziert werden. Die Ordnungsmäßigkeit eines Archivierungsverfahrens hängt von der Richtigkeit und Vollständigkeit der Archivierungsvorgänge ab. Diese sind in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Das Scannen der Dokumente wird von Mitarbeitern erledigt, die größtenteils jahrelange Erfahrung haben und hinsichtlich sorgfältiger Verarbeiter laufend

geschult werden. Umfangreiche Qualitätskontrollen sind ein wesentlicher Bestandteil der  Scandienstleistungen. Wichtig hierbei ist der Einsatz von Scannern mit hohe n Sicherheitsstandards. Ultraschallsensoren verhindern, dass unbemerkt mehr als ein Blatt gleichzeitig eingezogen wird.