Nutzen von Scans und digitalen Archiven

„Dokumentenmanagementsysteme lenken Informationsflüsse“ schrieb die Stuttgarter Zeitung am 07.Januar 2009. der Artikel beschreibt treffend, dass Dokumentenmanagement viel mehr ist als digitale Archivierung. Nach einer repräsentativen Umfrage sind sich nur ca. 25% der Unternehmen der gesetzlichen Verpflichtung zur digitalen Archivierung digital erzeugter Dokumente bewusst (GDPdU).

Wo liegen die Vorteile der Digitalisierung, von digitalen Archiven und Dokumenten-Management-Systemen?

• Platzersparnis
• Schnelle Auskunftsfähigkeit
• Schneller Zugriff auf große Datenbestände
• Dezentraler Zugriff
• Vollständigkeit der Dokumente und Aufzeichnungen
  
• Vielfältige Recherchemöglichkeiten
• Langfristige Informationssicherung
• Erfüllung gesetzlicher Vorschriften
• Dokumentation des Zugriffes auf Unterlagen
• Automatisches Löschen (notwendiges Vergessen)
  

Und warum?

Platzersparnis

Wir haben bewusst diesen Punkt an die erste Stelle gesetzt, weil er nach wie vor der meistgenannte Grund ist, warum nach digitaler oder analoger Archivierung gefragt wird.

Schnelle Auskunftsfähigkeit

Die digitale Information bieten in unserer schnelllebigeren Zeit den Vorteil jederzeit und überall verfügbar zu sein. Dokumente können online aufgerufen werden, können ausgedruckt oder auf elektronischem Weg weitergeleitet werden. Die Information bleibt dabei
als Information an ihrem Platz erhalten.

Schneller Zugriff/Recherche in großen Datenbeständen

Sie finden Informationen in zigtausend Belegen so schnell, wie in einem Ordner mit 500 Seiten. Die Dokumentenmenge spielt keine ausschlaggebende Rolle. Wichtig ist die Organisation der Belegarten und die Vergabe der Recherchekriterien.

Dezentraler Zugriff

Sie können den Zugriff auf die gescannten Dokumente auf verschiedene Art organisieren.
Beispiele:

• Dokumentenverwaltung in einem Dokumenten-Management-System.
• Belege können nach verschiedenen oder kombinierten Kriterien gesucht werden.
• Die Ablage kann jederzeit ergänzt werden und nicht mehr aufbewahrungspflichtige Unterlagen können entfernt werden.
• Ablage in einer Verzeichnisstruktur.
  Diese Ablageform ist geeignet bei eindeutig strukturierter Ablage wie bei Verträgen, Personalakten und ähnlich klar definierten Akten. Eine Suche nach verschiedenen Merkmalen ist hierbei nicht gegeben.
• Verwaltung als selbsttragende Datei auf CD, DVD oder externe Festplatte.
• Zugriff per Internet-Browser auf ein Web-Archiv.

Vollständigkeit der Dokumente

Die digitale Ablage bleibt in unveränderter Form bestehen. Es werden keine Dokumente physisch entnommen, so wie bei der Papierablage und müssen auch nicht wieder an die entnommene Stelle zurückgebracht werden. In Dokumenten-Management-Systemen kann die Unveränderbarkeit der Dokumente festgeschrieben werden.

Vielfältige Recherchemöglichkeiten

Die Ablage in Papierform erfolgt zwangsläufig nach einem Ablagekriterium. Für die digitale Ablage können mehrere Suchkriterien eingegeben werden und so das Auffinden von Dokumenten erheblich erleichtern.

Langfristige Informationssicherung

Ihre wertvollen Dokumente sind vor Verlust durch Brand, Wasserschaden oder Diebstahl und Zerstörung gesichert. Das setzt allerdings voraus, dass Sie Ihre Computerdaten durch entsprechende Datensicherungsmaßnahmen sichern. Aber es ist erheblich einfacher eine Festplatte mit Millionen von Belegen sicher aufzubewahren, als eine Papierarchiv gegen die vorgenannten Einflüsse zu sichern.

Erfüllung gesetzlicher Vorschriften

Die Abgabenordnung schreibt seit 01.01.2002 zwingend vor, dass digital erzeugte Daten auch digital archiviert werden müssen. Das bedeutet, dass steuerlich relevante Unterlagen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden dürfen.

Dokumentation des Zugriffes auf Unterlagen

Dokumenten-Management-Systeme dokumentieren wer, wann, welche Dokumente aufgerufen, ausgedruckt oder elektronisch weitergeleitet hat. Es wird sichtbar, welche Dokumente wann bearbeitet oder in die digitale Akte abgelegt wurden. Aussagen wie:
„das habe ich noch nie gesehen“ sind eindeutig nachprüfbar. Selbstverständlich im DMS hinterlegt, wer auf welche Ablegebereiche Zugriff hat und es wird ebenso festgelegt, welche Berechtigungen bestehen (nur ansehen, drucken, löschen, zufügen, Suchkriterien ändern usw.)

Automatisches Löschen

Digitalen Dokumenten kann eine Lebensdauer zugeordnet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird automatisch gelöscht. Natürlich werden Sie vorher noch mal gefragt.