Rechtliches zur digitalen Archivierung

• Das Archivierungssystem muss den Anforderungen der GoBS genügen.
• Die Revisionssicherheit der Speicherung und die Wiederherstellbarkeit der Belege während der Aufbewahrungszeit muss gewährleistet sein. Zum Nachweis der Revisionssicherheit ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.
• Seit 1. Januar 2002 gelten die „ Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Mit Ihnen hat der Gesetzgeber alle Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Daten auswertbar zur Verfügung zu stellen.
• Ausfuhrbelege, die Zollstempel tragen, dürfen nicht vernichtet werden und müssen im Original zur Verfügung stehen.
• Bilanzen und Bilanzunterlagen müssen im Original (Papierform) zur Verfügung stehen.
• Verträge und Urkunden sollten sicherheitshalber im Original aufbewahrt werden.
• Eine Zertifizierung von Archivsystemen ist nicht vorgeschrieben. Von den Finanzbehörden werden keine ausdrücklichen Genehmigungen für digitale Archivierungen erteilt. 

 

Regeln für Buchführungssysteme

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) in Darmstadt hat zusammengestellt, welche Regeln ein gutes Archivsystem erfüllen muss:

1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein.
4. Es muss genau das Dokument, wiedergefunden werde, das gesucht worden ist.
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt werden können.
7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Software-Versionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (Bundesdatenschutzgesetz, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.